Die offizielle Frist für die Anmeldung zum IYPT ist am 31. Mai abgelaufen. Die Veranstalter rechnen jedoch mit einigen Nachzüglern, da zum Beispiel in manchen Ländern die nationalen Vorentscheide erst im Juni stattfinden. Bis zum Stichtag haben sich 27 Teams angemeldet.
Pro Land dürfen sich fünf Teammitglieder sowie zwei Betreuer anmelden. ein. Jedes Team darf zudem einen „independent juror“ mitbringen, ohne dass weitere Kosten entstehen. Die Zahl der Besucher pro Team wurde auf 20 begrenzt, da die Räumlichkeiten bei den physics fights nicht mehr Platz bieten.
Um all alle Namen und Daten, die verschiedenen Funktionen, Nationen und Gebühren zu erfassen, wurde eine Registrations-Software entwickelt, mit der sich die Teams anmelden können und die Registrations-Gebühr entsprechend berechnet wird. Anhand dieser Daten werden auch die Unterkünfte, die Shuttle-Dienste zum Stuttgarter Flughafen und die Ausflüge zum Rahmenprogramm koordiniert.
Aus Rumänien hat sich zudem ein „Beobachter“ angemeldet, um das Turnier kennenzulernen und zu entscheiden, ob im kommenden ein eigenes Team an den Start geht. Die Kosten dafür sowie für die Unterbringung der Mitglieder des Exekutiv-Komitees übernimmt laut IYPT-Reglement ebenfalls der Veranstalter.
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